AdvertorialDispustakar Kaltim
Dispustakar Lakukan Audit Arsip
BALIKPAPAN – Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang pengawasan kearsipan, instrumen pengawasan kearsipan dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dengan prosentase penilaian pengawasan kearsipan 60 persen dari Lembaga Kearsipan Daerah, dan 40 persen dari penilaian organisasi perangkat daerah. Maka dalam penyelenggaraan pengawasan kearsipan penilaian tidak hanya terhadap Dinas Perpustakaan dan Arsip, namun juga dilakukan terhadap organisasi perangkat daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan.
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan, Mufidah Hayati mengatakan tim pengawasan kearsipan internal mulai melaksanakan audit kearsipan internal Tahun 2023 terhadap pengelolaan arsip dinamis dan aspek lainnya sesuai dengan yang tercantum pada Instrumen Audit Kearsipan Internal. Tim yang beranggotakan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip serta berasal dari Inspektorat Kota Balikpapan melakukan audit pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di semua perangkat daerah.
Pengawasan ini, lanjut Mufidah, dimulai dengan melakukan entry meeting, yakni ketua tim audit menyampaikan kepada pejabat struktural pada objek pengawasan kearsipan mengenai maksud dan tujuan kedatangan serta memperkenalkan diri dan seluruh anggota.
Tim audit akan meminta dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka audit (Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan). Teknik Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan melalui wawancara, verifikasi dokumen sebagai data dukung bukti fisik penyelenggaraan kearsipan, pengamatan langsung oleh tim terhadap pengelolaan arsip dan pelaksanaan uji petik atas kesesuaian data dukung bukti fisik yang diberikan dengan kondisi di lapangan.
Tujuan dilakukannya audit, tambah Mufidah, adalah untuk mengetahui peta kondisi penyelenggaraan kearsipan khususnya di perangkat daerah selaku pencipta arsip. Kegiatan ini merupakan momentum yang tepat, karena dapat memberikan ruang bagi pencipta arsip untuk melakukan perbaikan penyelenggaraan kearsipan.
Dengan adanya kegiatan pengawasan ini, perangkat daerah selaku objek pengawasan dapat melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit dan diharapkan dapat menjadi gerbang awal bagi peningkatan tata kelola kearsipan yang lebih baik, sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan.(adv)
